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Scrivere un comunicato stampa

Scrivere un comunicato stampa è la forma più semplice e immediata per comunicare ai media un evento, una notizia.

Con “media” non possiamo ormai includere solo radio, tv e quotidiani, dato che da anni i social hanno preso talmente tanto potere, da obbligare le redazioni a tenerli d’occhio per scoprire, prima di altri, una notizia che potrebbe essere interessante per i propri lettori.

Pensate ad instagram dove anche le star della tv pubblicano quotidianamente notizie sulla loro vita e provate ad immaginare che occasione ghiotta è per un giornale di un certo tipo quella di dare prima di altri, una notizia di gossip o di attualità.

I sindaci delle grandi metropoli l’hanno già capito da tempo e pubblicano (loro o lo staff ) su twitter, quelle che sono le novità che intendono non tanto far sapere ai propri cittadini, ma soprattutto ai giornali che ne facciano eco nella propria cronaca.

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Ufficio stampa e campagna grafica realizzata per l’edizione 2016 del One Love Festival

E’ altrettanto vero che i quotidiani stanno riducendo progressivamente lo spazio agli eventi, a parte quelli di “chiamata” nazionale come potrebbe essere un concerto di una rockstar americana.
E questa riduzione di spazio ha fatto in modo che chi scrive un comunicato stampa debba, da una parte rafforzare sempre più i rapporti con i singoli giornalisti e dall’altra scrivere un comunicato stampa più intenso, d’impatto, che possano attirare l’attenzione del giornalista.

In sostanza si tratta di mettere l’accento su altro che non sia strettamente l’evento in se. Per esempio il fatto che ci sarà la raccolta fondi per una speciale iniziativa. O che l’artista incontrerà in propri fun prima del concerto.

In ogni caso, prima di affrontare la stesura di un comunicato stampa, è importante conoscere e seguire la regola base delle 5 W, la stessa che segue un buon giornalista nel scrivere una notizia.

La regola delle 5 W, le cinque domande chiave:
Who: chi? What: che cosa? When: quando? Where: dove? Why: perché?

Scrivere un comunicato stampa: breve guida

In sintesi, il comunicato stampa dovrà contenere fin dall’inizio tutte le informazioni utili perché sia chiaro a chi legge di cosa si tratta:
Titolo dell’evento, Giorno, ora, luogo con indirizzo completo.
Descrizione dettagliata dell’evento, in particolare dei contenuti principali. Non bisogna dilungarsi troppo però per evitare di annoiare il lettore. Eventuali biografia, per esempio di artisti che parteciperanno all’evento, possono essere allegate a parte.
Foto. Le foto vanno allegate sia una “orizzontale” sia una “verticale”. In particolare i quotidiani normalmente prediligono una delle due forme. Le foto, se prese da internet, vanno sempre accompagnate dai crediti (se esistono).
Prezzo del biglietto. E’ importante riportarlo anche se alcune volte, per scelte più di marketing che altro, si evita di mettere in evidenza il costo a meno che questo non sia particolarmente basso. In questo caso infatti, il prezzo può diventare elemento aggiuntivo da mettere fortemente in evidenza
Contatti per richiedere informazioni (Telefono, email, sito web, social). Se l’evento è accompagnato da un sito internet, da una pagina facebook o altro è consigliato inserirli.

Scrivere un comunicato stampa: invio alle redazioni

Scrivere un comunicato stampa e tenerlo in un cassetto ovviamente non serve a nulla. Bisogna inoltrarlo a tutte quelle redazione che si ritiene possano darci spazio.

Non basta infatti saper scrivere un comunicato stampa come si deve, seguendo tutte le regole, ma bisogna avere i contatti giusti perché poi questo venga pubblicato.

Anche le tempistiche fanno la differenza.

Normalmente si consiglia di inviarlo almeno 15 giorni prima della data dell’evento. Poi si procederà ad un “richiamato” con un secondo invio 1 settimana prima.

E’ importante inoltre contattata la redazione per accertarsi che abbiano ricevuto il comunicato stampa e pianificato uno spazio per la notizia.

Bisogna quindi pianificare attentamente i tempi dell’invio. Troppo a ridosso dell’evento si rischia seriamente che il comunicato stampa venga letto e cestinato lo stesso giorno.

Consiglio

Consigliamo di scrivere il comunicato stampa direttamente nel corpo del messaggio seguendo questo schema:

Oggetto: Comunicato stampa (o anche semplicemente “CS”): nome dell’evento – data dell’evento – luogo dell’evento

Corpo del messaggio: Con preghiera di diffusione e condivisione

C.a. Redazione
Comunicato stampa (mettere in evidenza in “bold” i punti importanti su cui si vuole che il giornalista focalizzi l’articolo o semplicemente per dargli da subito alcune informazioni fondamentali

NB Privacy!

I contatti a cui si invierà il comunicato stampa DEVONO essere sempre inseriti nel campo “CCN” (per alcuni “BCC”) in modo che non vedano le singole email

Scrivere un comunicato stampa: rapporti con i media

Se l’evento è importante, se fa parte di una rassegna o comunque ha richiesto per la promozione la realizzazione di sito internet, il consiglio è quello di dedicare una sezione del sito alla raccolta di tutti i comunicati stampa, incluso biografie e foto ufficiali.

In questo modo si favoriscono le redazioni anche quelle che, per qualche motivo, non hanno ricevuto le comunicazioni.

Sconsigliato!

Una cosa che ci sentiamo di sconsigliare è quella di inviare un file .zip o .rar (file zippati) di grosse dimensioni allegato all’email. I file devono essere leggeri, facili da aprire e in formato “standard” (pdf o word).

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